For kunde i Asker søker vi en strukturert og proaktiv Senior Administrative Coordinator til å støtte vårt juridiske team og ledergruppe. Du vil få en sentral rolle i administrativ støtte, med ansvar for å utarbeide styremateriell, forberede presentasjoner, arrangere konferanser og opprettholde høy grad av konfidensialitet. Stillingen krever utmerkede kommunikasjonsferdigheter, stor nøyaktighet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.

Ansvarsområder:

Styremateriell:

• Sikre at alle dokumenter er korrekte og leveres innen fristene.
• Forberede, kompilere og distribuere dokumenter til styremøter.

Presentasjonsforberedelser:

• Lage presentasjoner til ledermøter og eksterne arrangementer.
• Samarbeide med ulike avdelinger for å samle inn nødvendig informasjon og data.

Konferanse- og møtearrangementer:

• Planlegge og koordinere konferanser, møter og arrangementer.
• Håndtere logistikk som valg av lokaler, catering og reiseplanlegging.

Konfidensialitet:

• Opprettholde streng konfidensialitet rundt sensitiv informasjon.
• Håndtere konfidensielle dokumenter og kommunikasjon med diskresjon.

Generell administrasjon:

• Delta på møter og føre nøyaktige referater.
• Distribuere referater og følge opp handlingspunkter.
• Utføre generelle sekretæroppgaver og kontoradministrasjon: reisekoordinering, timelister, fakturering, dokumentbehandling, arkivering, kontorrekvisita og visittkort.
• Assistere revisor i forbindelse med styreverv i konsernet, inkludert oppdatering av lister over styreverv og kommunikasjon med styremedlemmer.
• Bistå revisor med juridiske brev til eksterne advokatfirmaer.

Kvalifikasjoner:

• Erfaring som administrativ koordinator, lederassistent eller tilsvarende rolle.
• Svært gode organisatoriske ferdigheter og evne til å håndtere tid effektivt.
• Sterke muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner på både norsk og engelsk.
• Evne til å arbeide selvstendig og i team.
• Høy integritet og profesjonalitet.
• Gode samarbeids- og prioriteringsevner, spesielt under tidspress.
• Fleksibilitet og høy arbeidskapasitet.

Utdannelse:

• Bachelorgrad innen administrasjon, ledelse, kontor- og økonomistyring, organisasjon og ledelse, eller lignende.
• I noen tilfeller kan lang og relevant erfaring veie opp for manglende formell utdannelse.

Ønsket oppstart og varighet

Planlagt oppstart: 07/04/2025-30/04/2027

Stiilingsprosent: 100 %

Søk nå!
Er du en engasjert og løsningsorientert person som trives med administrative utfordringer? Da vil vi gjerne høre fra deg! Send inn din søknad og CV snarest mulig.

Akkodis er en av de største aktørene globalt innen Smart Industry.

Akkodis Norway er en av Norges største leverandører av tekniske konsulenttjenester og totalleverandør av Ingeniør, IT og prosjektadministrative roller på alle nivåer.

Vi tilbyr jobbmuligheter i Norge og i utlandet, konkurransedyktige betingelser og et profesjonelt markedsapparat med god oppfølging.

Vi kan tilby oppdrag innen Fornybar Energi med fokus på batteri, havvind og hydrogen. I tillegg leverer vi til industrier som Oil & Gas, Life Sciences & Healthcare, Banking & Financial Services, Aerospace & Defence, Automotive & Transportation, Manufacturing & Logistics, Information & Communication Technology.

“Engineering a Smarter Future Together”